匠とは「相手の立場に立って考え、サポートすることができる人」

No.6

NHKアーカイブス / 資料貸出窓口

宮原 順子

職 場

宮原さんが勤務するNHKアーカイブスは、2003年にNHKの放送開始50周年記念事業として「これまで放送してきた映像・ラジオ等の記録を後世に残す」目的で開設された。保管されている映像・音源・書籍などの記録は、渋谷と川口の2拠点で60万本に上る。宮原さんは、それらの資料を管理・保管し、制作関係者へ貸出等を行う業務を行っている。

プロフィール

保育の専門学校を卒業後、子供の頃からの夢だった保育士として目黒区の保育室に勤務。乳児の保育から調理まで幅広く子供たちの成長をサポートしていたが、結婚後に家庭との両立を考え退職。その後、事務の仕事を希望して東急ファシリティサービスのスタッフ事業部に派遣スタッフとして登録し、2007年から現職であるNHKアーカイブスの資料貸出窓口として勤務を開始した。翌年、派遣スタッフから協働社員となり、3年前から職場の24名のスタッフをまとめる責任者として活躍している。

Episode1.サポートする

ユーザーが利用しやすいよう支援する

宮原さんは、渋谷のNHK放送センター内のNHKアーカイブスに保管されている数十万本の映像、音源、書籍などの資料の管理や制作関係者(ユーザー)への貸出窓口業務を行っている。貸出依頼は1日約700件に上り、スタッフが交代で365日24時間対応している。
保管されている映像資料は汎用されていない映像・音源の記録が多いため、ユーザーが自由に出入りして閲覧することは出来ない。ユーザーへの貸出は、「貸出予約システム」を通してユーザーから指定された資料を準備し、窓口にてユーザーへ引渡しをしている。保管資料の中には、データ化されていない映像もあるため、データをバックアップした上で貸出を行う場合もあり、資料の状況や特性をしっかり把握していなければ務まらない業務である。
宮原さんが業務の中で特に注意を払うのは、窓口での対応である。窓口には「システムの検索方法が分からない」、「探している資料が見つけられない」等、困りごとを抱えて訪ねてくるユーザーも多い。窓口側で検索して目的の資料を見つけることはできるが、宮原さんは、資料の検索方法が分からないユーザーに対し、手順から検索キーワードの選定まで丁寧にレクチャーしている。宮原さんの真摯な姿勢はユーザーにも伝わり、「宮原さんに聞けば欲しい資料が見つけることができる」と信頼の声を多く寄せられている。

資料の貸出窓口

膨大な資料

Episode.2整える

スタッフが働きやすい環境作り

宮原さんが責任者を務めるNHKアーカイブスの渋谷チームは総勢24名(夜勤含む)で、過半数がこの職場で5年以上勤務しているベテランだ。週2~3回勤務しているスタッフも多く、シフトのパターンも複雑なため、なかなか顔を合わせることのできないスタッフもいる。
そのため、宮原さんは、分かりやすく工夫されたオリジナルの「業務マニュアル」や「引継ぎノート」を作成し、スタッフ全員での情報共有を行っている。
「誰でも分かるように」をコンセプトに難しい言葉は使わず、大切な部分は色を変える。伝えたい事をシンプルに表示する事で、スタッフ全員が齟齬なく同じ情報を共有しているのだ。この分かりやすいマニュアル類のお陰で、2年前に資料の管理システムが旧式から移行した際も、スタッフ全員が手順を理解し、大きなミスなく移行作業を終えることができたそうだ。
宮原さんのスタッフへの配慮はこれだけに留まらない。スタッフが相談しやすい雰囲気作りを大切にしている。コミュニケーションが取り難い環境だと、スタッフが勝手に判断してミスを発生させてしまうこともあるが、気軽に質問できる環境を作る事でミスを減らし、スタッフが気持ちよく働ける環境作りを行っている。常に相手の目線に立って考え、成長をサポートする宮原さんの温かい目線が、働きやすい環境作りに繋がっている。

手順に沿って資料を管理する

全体朝礼

from Staff職場スタッフから

相談しやすいリーダー

入社した時は分からないことだらけでしたが、宮原さんはどんな質問をしても嫌がらずに答えてくれます。また、質問した事以外にも、気を付けなければならない注意点などご自身の経験から、やさしく指導してくださいます。責任者となってからも、スタンスを変えずにスタッフに丁寧に接してくれており、いつも宮原さんの対応を参考にしています。

パソコンのデータ整理方法

ペーパーレス化が進み、資料はデータで保存する時代。自分で保存したのに、「あの情報どこに保存したかな・・」ということにならないように、データ整理のコツを伝授します。

【ルール1】ファイル名の付け方のルールを作る
ファイル名を「日付+つなぎの記号+種類」にする。
自動的に日付順、種類別にファイルが並ぶので検索しやすくなります。

【ルール2】保存先は用件ごと、繰り返しごとにフォルダを分ける。
まずはフォルダを用件ごとに分ける。さらに定期的に増えるものは、月ごとや年ごとに分けると見やすくなります。
 ※ポイント
 ① フォルダの中身は多くても20個までにしておく
 ② 多くなった場合は更にフォルダ内で分類する
 ③ フォルダ名の頭に重要度順に通し番号を付けると閲覧しやすい

(2016年3月25日時点)